Descripción general

L&I realiza auditorías de campo para garantizar el cumplimiento de las leyes de seguro industrial del estado de Washington. El título 51 del Código revisado de Washington (RCW) le otorga al departamento la autoridad para auditar los registros de los empleadores y exigirles que los pongan a disposición para su revisión.

Una auditoría de su empresa u organización puede producirse por diversas razones, incluida la selección aleatoria. Durante una auditoría, revisaremos sus registros y realizaremos investigaciones para determinar lo siguiente:

  • las relaciones entre empleador y trabajador,
  • clasificación adecuada de los riesgos, e
  • informes adecuados

Las auditorías normalmente revisan los cuatro últimos trimestres (un año). Sin embargo, en algunas situaciones, una auditoría puede ampliarse para revisar los últimos doce trimestres (tres años).

Cita de la auditoría

Si es seleccionado para una auditoría, recibirá una carta de una cita para la auditoría por correo o una llamada telefónica de nuestra parte en la que le indicaremos la fecha, la hora y el lugar de la auditoría.

Una vez que haya recibido la carta de la cita de la auditoría, siga los pasos a continuación:

  1. Llame a su auditor para confirmar la cita de auditoría si aún no lo ha hecho.
  2. Complete y firme el cuestionario de preauditoría adjunto
  3. Revise el documento adjunto Cómo prepararse para una auditoría de L&I
  4. Reúna todos los registros disponibles que figuran en la Lista de registros requeridos adjunta

Durante la cita, el auditor le hará preguntas relacionadas con la auditoría, revisará sus registros e informará sobre el mantenimiento de registros y la presentación de informes.

Si se requieren registros adicionales para completar la auditoría y dichos registros no se pusieron a disposición en la cita, se establecerá un plazo adicional para que los registros estén disponibles para su inspección. Si no se presentan los registros requeridos, se pueden generar primas y sanciones estimadas. Su auditor utilizará la mayor información disponible para completar la auditoría de la mejor manera posible.

Conclusión de la auditoría

Una vez finalizada la auditoría, el auditor se comunicará con usted para discutir los resultados de esta y proporcionarle instrucciones para futuros informes. Se generará un informe que se le enviará por correo, en el que se detallarán los resultados completos de la auditoría, los cambios realizados en su cuenta y las futuras instrucciones de presentación de informes para su empresa u organización específica.

Preguntas frecuentes

¿Por qué me están auditando?

Se pueden realizar auditorías por muchos motivos diferentes, entre los que se encuentran los siguientes:

  • Selección aleatoria
  • Inspecciones de construcción/seguridad con trabajadores presentes
  • Reclamos de lesiones o de salarios que no se hayan denunciado
  • Remisiones del público en general

¿Cuánto tiempo durará la auditoría?

El tiempo requerido para completar el proceso de auditoría depende de una serie de factores, entre los que se incluyen los siguientes:

  • El tamaño, la estructura y la naturaleza de su empresa u organización.
  • La disponibilidad y el estado de sus registros.
  • El número de irregularidades o incoherencias detectadas.

La auditoría estándar se completa dentro de los 30 días siguientes a la recepción de todos los registros requeridos; sin embargo, cada auditoría es única. Su auditor podrá responder con mayor precisión a esta pregunta en la cita de la auditoría.

¿Dónde tendrá lugar la auditoría?

La auditoría puede llevarse a cabo en su oficina local de L&I, en su oficina o lugar de trabajo, o en la oficina de su representante (contador, abogado, etc.).
Si desea cambiar el lugar de la cita para la auditoría, comuníquese con su auditor y él lo ayudará a encontrar un lugar conveniente para ambas partes.

¿Qué ocurre si no estoy de acuerdo con los resultados de la auditoría?

Dispondrá de 30 días a partir de la fecha en que reciba el NOA (notificación de asesoría) para solicitar una reconsideración de la auditoría.

La solicitud de reconsideración debe presentarse por escrito a su agente de ingresos asignado, y debe indicar los motivos por los que considera que la auditoría es incorrecta.

Una vez que se haya procesado la reconsideración, se le asignará un especialista en litigios al caso y este se comunicará con usted para proporcionarle más información.

Si no está de acuerdo con el resultado de la reconsideración, puede presentar una apelación por escrito ante el Consejo de Apelaciones del Seguro Industrial (BIIA).

Recursos adicionales:

Las siguientes publicaciones son excelentes recursos que están disponibles para ayudarlo a declarar correctamente su personal a L&I cada trimestre.

Si tiene alguna pregunta adicional sobre los requisitos de mantenimiento de registros y de presentación de informes de L&I para su empresa u organización, comuníquese con su gerente de cuentas asignado o la Línea directa de servicios para empleadores al 360-902-4817.

Si tiene alguna pregunta sobre una auditoría específica para su empresa, comuníquese con su auditor de campo asignado.