Los empleadores pueden descontar dinero del cheque de pago de un trabajador bajo ciertas condiciones. Se aplican diferentes reglas para las deducciones de un cheque de pago final de un trabajador y para las deducciones de un cheque de pago durante el empleo continuo. En la mayoría de casos, para realizar estas deducciones debe existir un acuerdo previo entre el trabajador y el empleador. Existen otras deducciones que son obligatorias, como los impuestos federales, Medicare, compensación al trabajador, etc.
Algunas deducciones no pueden reducir el sueldo neto de un trabajador por debajo del salario mínimo.
Si cree que su empleador ha hecho una deducción no autorizada de su cheque de pago, puede presentar una queja sobre sus derechos laborales.
Deducciones del cheque de pago permitidas
Se pueden hacer las siguientes deducciones, incluso si la deducción reduce el salario del trabajador por debajo del salario mínimo estatal:
- Deducciones obligatorias bajo la ley estatal o federal, como impuestos federales, Medicare, compensación al trabajador, etc.
- Embargos por orden de la corte.
- Deducciones que benefician al trabajador solo si el trabajador ha aceptado esa deducción de antemano. Debe existir un acuerdo por escrito cuando estas deducciones se hacen durante el empleo continuo. Se permite un acuerdo oral para las deducciones que se hacen del cheque final. Por ejemplo:
- Los préstamos personales (adelantos en efectivo, pago de préstamos del plan de jubilación o del 401 (k), pago de fianzas, etc.)
- Compras personales de bienes o servicios de una empresa, como:
- Comprar comida de la cafetería.
- Comprar equipo del empleador.
- Alquiler de una vivienda propiedad del empleador.
- Pagos o co-pagos parciales del seguro médico, dental, de la vista y otros pagos relacionados con el seguro del trabajador.
- Deducciones por recibir atención o servicio médico, quirúrgico u hospitalario.
Los empleadores pueden cobrar precios del público en general e intereses razonables por los préstamos relacionados con cualquiera de las deducciones indicadas anteriormente. Sin embargo, no pueden lucrar u obtener beneficios financieros de esta manera.
Deducciones que solo se permiten del cheque de pago final
A excepción de las deducciones indicadas anteriormente, ninguna deducción de los cheques de pago finales puede reducir el cheque de pago final del trabajador por debajo del salario mínimo.
Las siguientes deducciones solo se permiten cuando existe un acuerdo oral o escrito entre el empleado y el empleador y los incidentes que se describen ocurrieron durante el periodo de pago final:
- Para cubrir una falta de dinero en efectivo en la caja – si la empresa tiene políticas establecidas con respecto a aceptar dinero en efectivo, y si el trabajador contó el dinero en la caja al principio y al final del turno, y es el único que tiene acceso a la caja durante su turno.
- Para cubrir el costo de un equipo perdido o dañado- si se puede probar que el daño o la pérdida del equipo es resultado de un acto deshonrado o deliberado del trabajador.
- Por aceptar "cheques sin fondos" (NSF) o compras de tarjetas de crédito incobrables - si la empresa ha establecido políticas de aceptación de cheques y tarjetas de crédito antes de que ocurra el incidente.
- Por robo de trabajadores - solo si se puede demostrar que el acto del trabajador fue deliberado y si la empresa presenta un reporte policial.
El empleador es responsable de probar que las presuntas acciones del trabajador ocurrieron y que existe alguna política, acuerdo o procedimiento al respecto.
Los empleadores deben avisar a los trabajadores sobre todas las políticas, acuerdos y procedimientos respeto a las deducciones del cheque de pago final. Estas políticas deben hacerse por escrito y estar firmadas por los trabajadores.
Deducciones de cheques de pago prohibidas durante el empleo continuo
Durante el empleo continuo, los empleadores no pueden deducir pagos por ninguno de los siguientes motivos:
- Reembolso por el cheque o la tarjeta de crédito sin fondos de un cliente.
- Falta de dinero en efectivo en la caja – incluso cuando el trabajador ha contado el dinero en la caja al principio y al final del turno, es el único que tiene acceso a la caja durante su turno y esta corto de dinero al final del turno de trabajo.
- Robo, facturas no pagadas o cuando un cliente se marcha sin pagar.
- Daños o pérdida de equipo de la empresa.
Deducciones retroactivas del cheque de pago de las primas de compensación para trabajadores
En general, los empleadores pueden deducir del cheque de pago de un empleado la mitad de la porción del Fondo de Ayuda Médica de la prima de compensación del trabajador. Si un empleador no deduce regularmente la parte de la prima del empleado, el empleador no puede deducir retroactivamente esta cantidad del cheque de pago de los empleados. Si el error fue poco frecuente e involuntario, el empleador puede evaluar si se aplicaría la regulación de sobrepago.
Pagos excesivos
Un pago excesivo ocurre cuando un empleador paga involuntaria o accidentalmente más de la tarifa salarial acordado de un trabajador o por más horas de las que realmente ha trabajado.
Los empleadores solo pueden deducir un pago excesivo del cheque de pago de un trabajador si:
- Es accidental,
- Es ocasional, y
- El pago excesivo ocurrió hace menos de 90 días.
Si no se descubre un pago excesivo dentro de los 90 días, el empleador no podrá ajustar el salario actual o futuro de un trabajador para recuperar el pago excesivo.
El empleador debe avisar por escrito y proporcionar documentación al trabajador sobre el pago excesivo antes de realizar cualquier ajuste. Este aviso debe explicar la forma en la que se recuperará el pago excesivo. Por ejemplo, un empleador puede ofrecer dividir las deducciones por el pago excesivo en varios cheques de pago o deducir la cantidad total de una sola vez. Recuperar el pago excesivo puede reducir el salario bruto del trabajador por debajo del salario mínimo estatal. Consulte el Código Administrativo de Washington (Washington Administrative Code, WAC) Capitulo 296-126-130, para obtener información completa.
Nota: Esto no se aplica a los trabajadores que trabajan para empleadores públicos. Consulte el Código Revisado de Washington (Revised Code of Washington, RCW), Capitulo 49.48 para obtener más información.