L&I ofrece estas directrices para ayudarlo a cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros de la empresa. Esta no es una lista completa de todos los registros que debe mantener.

Registros estándar que se deben mantener

Compañía

Corporación

• Acta constitutiva
• Estatutos
• Contratos
• Actas de reuniones
• Funcionarios
• Nombres de los accionistas y porcentaje de propiedad

Compañía de responsabilidad limitada (LLC, por su sigla en inglés)

• Certificado de constitución
• Contratos
• Gerentes
• Nombres de los miembros y porcentaje de propiedad
• Acuerdo de funcionamiento

Asociación

• Contratos
• Nombres de los socios y porcentaje de propiedad
• Acuerdo de asociación

Empleo

Los trabajadores tienen derecho a examinar los registros originales de sus empleadores. Conserve un registro de cada empleado:

• Dirección
• Fecha de contratación
• Fechas de cambio de trabajo
• Funciones del puesto de trabajo
• Título del puesto de trabajo
• Nombre
• Compensación no monetaria (vehículos, apartamentos)
• Tarifa de pago y base (por hora, mensual, a destajo, comisión, bonificación)
• Número de seguro social
• Fecha de finalización
• Clases de riesgo dentro del seguro de compensación para trabajadores

Finanzas

• Extractos bancarios
• Historial de desembolsos en efectivo
• Registros de cheques y cheques cancelados
• Estados financieros
• Facturas
• Registros de compra:
  • Materiales
  • Contratos laborales misceláneos
  • Suministros

Nómina

Registros de pago detallados de los empleados (recibos de pago)

• Comisiones y bonificaciones
• Deducciones, incluidas las autorizadas por el empleado (seguro médico, cuotas de gimnasio o deducciones destinadas a organizaciones benéficas)
• Impuestos pagados por el empleador y el empleado, y aportes al seguro de compensación para trabajadores
• Nómina bruta
• Salario neto
• Horas extras y pago
• Fechas de los ciclos de pago
• Tarifa y base de pago (por hora, salario, comisión, pago a destajo o combinación)
• Horas regulares y pago

Hojas de tiempo

• Ocupación aplicable y clase de riesgo en el seguro de compensación para trabajadores (si su empresa declara trabajadores en más de una clase de riesgo o por fase de construcción)
• Ámbito de trabajo aplicable (si se trata de un trabajo con salario prevaleciente)
• Fechas
• Firmas del empleado y del supervisor
• Horario de inicio y finalización
• Horas totales trabajadas

Seguridad y salud

• Programa para Prevención de Accidentes (APP, por su sigla en inglés) (escrito)
• Registros médicos y de exposición de los empleados
• Registros de lesiones/enfermedades en el archivo de accidentes OSHA 300
• Registros de las reuniones de seguridad del equipo de trabajo de construcción que deben celebrarse al comienzo de cada trabajo y, posteriormente, al menos una vez a la semana (conforme al Código Administrativo de Washington [WAC por su sigla en inglés] 296-155-110 -5--a)
  • Consulte un ejemplo del formulario de reunión de seguridad del responsable del equipo en el apéndice del modelo del APP de construcción.
• Registros relacionados con peligros específicos del lugar de trabajo
• Hojas de datos de seguridad (SDS, por su sigla en inglés):
  • Proporcione una para cada producto químico peligroso en uso.
  • Consérvelas durante 30 años. Conozca los conceptos básicos de seguridad química.
• Registros de las reuniones de seguridad (fechas, temas de las reuniones y trabajadores asistentes)
• Registros de la capacitación sobre seguridad (temas de la capacitación, fechas y trabajadores asistentes)

Nota: Para aprender a identificar y registrar la información sobre los peligros en el lugar de trabajo, solicite asesoría de un consultor de la División de Seguridad y Salud Ocupacional (DOSH, por su sigla en inglés) de L&I.

Impuestos

• Informes del Departamento de Impuestos (Department of Revenue) (impuestos sobre actividades económicas estatales, impuestos sobre ventas y uso)
• Reportes trimestrales de la seguridad del empleo (impuestos estatales para el desempleo)
• Formularios del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por su sigla en inglés):
  • 1099 (ingresos misceláneos)
  • 940 (declaración de impuestos federales por desempleo)
  • 941 (declaración del impuesto sobre nóminas)
  • Declaraciones del impuesto sobre la renta
  • W-2 (declaraciones de salarios e impuestos)
• Reportes trimestrales del seguro de compensación para trabajadores de L&I

Registros adicionales que deben mantenerse (si corresponde)

Su empresa tiene contratistas independientes

Si considera que sus contratistas independientes están exentos de la cobertura del seguro de compensación para trabajadores, conserve los siguientes registros:

• Nombres legales de los contratistas.
• Comprobante de la cuenta del Departamento de Impuestos (Department of Revenue).
• Registros como los descritos en la Guía del contratista independiente (F101-063-999) para demostrar la independencia de los contratistas de su empresa y que cumplen con los requisitos del impuesto federal sobre la renta.
• Número de Identificación del negocio (UBI, por su sigla en inglés) o número de cuenta del seguro de compensación para trabajadores de L&I.

Es un contratista de construcción que contrata a subcontratistas

Si considera que sus subcontratistas están exentos de la cobertura del seguro de compensación para trabajadores, conserve los siguientes registros:

• Número de registro de contratista y fecha de vencimiento.
• Comprobante de la cuenta del Department of Revenue.
• Registros como los descritos en la Guía del contratista independiente (F101-063-999) para demostrar la independencia de los subcontratistas de su empresa y que cumplen con los requisitos del impuesto federal sobre la renta para su negocio.
• Nombres legales de los subcontratistas.
• Número de UBI o número de cuenta del seguro de compensación para trabajadores de L&I.

Si le suministra materiales a un subcontratista, conserve los siguientes registros:

• Fecha de finalización del trabajo del contratista
• Fecha de suministro de materiales
• Nombre o ubicación del proyecto
• Tipo y cantidad de material suministrado

Su empresa participa en proyectos de obras públicas (salario prevaleciente)

• Registros de proyectos de nóminas certificadas:
  • Página de confirmación que acompaña a los registros del proyecto de nómina certificada.
  • Registros para crear un proyecto de nómina certificada.
• Valor por hora de los beneficios habituales definidos en el WAC 296-127-014
• Declaraciones juradas y de intención:
  • Declaración jurada de salarios pagados
  • Intención de pagar el salario prevaleciente
• Tarifa de salario prevaleciente para cada trabajador y hora de trabajo según la naturaleza del trabajo y el lugar de trabajo:
  • Ámbito de trabajo (o clasificación laboral)
  • Acuerdos firmados por los empleados para trabajar jornadas de 10 horas (si corresponde)

Mantenga los registros durante 4 años

Mantenga los registros del año en curso y los de los 3 años calendario anteriores. Otros organismos, como el IRS, pueden exigirle que mantenga los registros durante más tiempo.

Si tiene preguntas sobre el mantenimiento de registros, comuníquese con la Oficina de coordinación de pequeñas empresas (Small Business Liaison Office) de L&I.