Empleados que se encuentran o viajan dentro del estado de Washington

Determine en qué lugar se registra cada empleado

Las decisiones sobre la cobertura de la compensación para trabajadores se toman de forma individual para cada empleado. Usted puede tener empleados que estén registrados en Washington y empleados registrados en otros estados. Es posible que necesite tener una póliza de compensación para trabajadores en más de un estado.

Normalmente, determinamos dónde está registrado el empleado teniendo en cuenta lo siguiente:

• El estado en el que trabajan regularmente si lo hacen en o desde un lugar de negocios en ese estado.
• El estado en el que viven si es que también trabajan desde ese estado (como en el caso del teletrabajo).

Ubicación principal: si el empleado entra en una de estas categorías, ese es el estado donde consideramos que está establecido (también llamado “ubicación principal” o su “estado de origen”).

Si alguno de sus empleados está radicado en Washington, usted debe tener una cuenta de compensación para trabajadores del estado de Washington e informar sus empleados de Washington.

Estados con acuerdos recíprocos

Empleados que estén radicados en Idaho, Montana, Nevada, Dakota del Norte, Oregón, Dakota del Sur, Utah o Wyoming

Washington tiene acuerdos recíprocos con estos estados sobre cuándo y cómo aceptamos su cobertura de compensación para trabajadores. Estos acuerdos le permiten traer empleados temporalmente a Washington desde el estado con acuerdo recíproco sin tener que comprar un seguro de compensación para trabajadores del L&I.

Nota: Los acuerdos recíprocos de Montana y Nevada no incluyen los trabajos de construcción. Si sus empleados de Montana o Nevada realizan trabajos de construcción en Washington, tendrá que informarle sus horas a L&I en Washington. La ley del estado de Washington no permite la cobertura de compensación para trabajadores del sector privado. Debe comprarle su cobertura al L&I o ser un empleador autoasegurado certificado.

Empleados que viajan al estado de Washington desde un estado con acuerdo recíproco

Para los empleados de cualquier estado con acuerdo recíproco que no sean empleados pertenecientes al sector de la construcción de Montana o Nevada, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Verifique con la aseguradora que le proporcionará cobertura mientras su empleado trabaje temporalmente en Washington.
2. Solicítele a su aseguradora que nos envíe un Certificado de cobertura extraterritorial a la siguiente dirección:

Department of Labor & Industries
PO Box 44148
Olympia, WA 98504
OutofState@Lni.wa.gov

Recibirá una carta de confirmación cuando se apruebe su certificado. Su carta de confirmación es la prueba de que su cobertura de compensación para trabajadores fuera del estado ha sido aceptada por el L&I.

Si su aseguradora no le proporciona cobertura a su empleado temporalmente en Washington, debe disponer de una póliza de compensación para trabajadores de Washington para cualquier trabajo realizado en Washington.

Estados sin acuerdos recíprocos

Empleados que no estén radicados en Idaho, Montana, Nevada, Dakota del Norte, Oregón, Dakota del Sur, Utah o Wyoming

Si sus trabajadores están radicados en cualquier estado o país sin acuerdos recíprocos, o si no puede determinar dónde está radicado su empleado, es posible que deba disponer de la cobertura en Washington. Los requisitos de la cobertura de compensación para trabajadores dependerán del tipo de trabajo que realicen en Washington.

Sector de la construcción

Debe informar todos los trabajos realizados en Washington que requieran un registro de contratista o una licencia de electricidad o plomería.

Sector no relacionado con la construcción

Para otros tipos de trabajos realizados temporalmente en Washington, tenemos en cuenta lo siguiente:

• El tipo de trabajo realizado en Washington.
• En qué estados o países trabajan y cuál es su patrón de trabajo habitual.
• Cuánto tiempo y con qué frecuencia permanecerá el empleado en Washington.
• Dónde fue contratado el empleado.
• Qué tipo de compensación para trabajadores les proporcionan las aseguradoras de otro estado.

Si necesita ayuda en cuanto al lugar donde debe informar estos trabajadores, comuníquese con nosotros en OutofState@Lni.wa.gov o al 360-902-4817 y pregunte por un especialista en temas extraterritoriales.

Reclamos

¿Qué ocurre si mi empleado se lesiona y le presenta un reclamo al L&I mientras trabaja en Washington?

Si el reclamo es para un empleado fuera del estado cubierto por una póliza de fuera del estado, rechazaremos el reclamo y tendrá que comunicarse con su otra aseguradora sobre el reclamo.

Si su empleado está registrado para la cobertura de la compensación para trabajadores, debe tramitar el reclamo con nosotros. Llame al 1-877-561-FILE (3453) para obtener más información.

Importante: Si su aseguradora de fuera del estado rechaza un reclamo porque ocurrió en Washington o su póliza de fuera del estado caduca, usted no cumple con las reglamentaciones de Washington. En ese caso, usted será responsable por la totalidad de la prima que no haya sido pagada, las sanciones, los intereses y los costos del reclamo.

¿Quién es un empleado de Washington?

Un empleado de Washington se encuentra bajo la jurisdicción del estado de Washington en lo que respecta a la cobertura de la compensación para trabajadores. Esto significa que las leyes, normas y beneficios de compensación para trabajadores del estado de Washington se le aplican al empleado, y el empleado debe informarse y tener cobertura de compensación para trabajadores del estado de Washington.

Normalmente, un empleado de Washington es alguien quien:

• Trabaja regularmente en o desde un lugar de trabajo en Washington.
• Vive en Washington y trabaja a distancia desde Washington (como en el caso del teletrabajo).

Un empleado que no pertenezca a una de estas dos categorías puede igualmente ser un empleado de Washington si fue contratado en Washington y:

• Viaja con regularidad a varios estados sin un lugar de trabajo habitual.
• Trabaja en otro estado donde las leyes de compensación para trabajadores no cubren al empleado.
• Trabaja en otro país fuera de EE. UU. y Canadá.

Si aún no tiene certeza de que el empleado es un empleado de Washington, consulte la pestaña Empleados fuera del estado que llegan a Washington.

¿Qué ocurre si un empleado de Washington trabaja fuera de Washington?

Se nos informan los empleados de Washington incluso cuando viajan a otro estado, y tienen derecho a solicitar los beneficios de Washington, aunque se lesionen fuera del estado. Está obligado a informarle al empleado sobre su derecho a presentar reclamos en Washington.

Requisitos de cobertura

Los requisitos de cobertura de la compensación para trabajadores dependen del lugar en el que trabajen sus empleados, como los siguientes:

• Estados con acuerdos recíprocos: Idaho, Montana, Nevada, Dakota del Norte, Oregon, Dakota del Sur, Utah o Wyoming.
• Cualquier otro estado (sin acuerdos recíprocos), territorio estadounidense o provincia canadiense.
• Cualquier país fuera de EE. UU. y Canadá.

Estados con acuerdos recíprocos

Estos estados tienen acuerdos con nosotros en cuanto a la aceptación de nuestra cobertura de compensación para trabajadores.
Si usted envía a los trabajadores de Washington a un estado con acuerdo recíproco, realice lo siguiente:

1. Lea el acuerdo de reciprocidad del estado al que viaja Capítulo 296-17-31009 del WAC [Código Administrativo de Washington].
2. Verifique con el estado en el que trabajarán sus trabajadores que aceptan nuestra cobertura para su negocio. Consulte el Directorio de administradores de compensación para trabajadores para obtener información de contacto.

• • Idaho
  • Montana (sin incluir los trabajos en el sector de la construcción)
  • Nevada (sin incluir los trabajos en el sector de la construcción)
  • Dakota del Norte
  • Oregon
  • Dakota del Sur
  • Utah
  • Wyoming

3. Solicite un Certificado de cobertura extraterritorial enviándonos un correo electrónico a TeamOAS@Lni.wa.gov. Le enviaremos una copia a usted y al estado al que viaja como comprobante de su cobertura de compensación para trabajadores de Washington.

• • Si el estado con acuerdo recíproco no acepta nuestra cobertura y le exige que usted le pague la prima a ese estado, debe informar y pagar las primas de los empleados de Washington.
    • Excepción: si va a reportar a los trabajadores a otra aseguradora por el trabajo realizado en otro estado, territorio o provincia durante más de 30 días en un año calendario, consulte la pestaña de Reportes suplementarios de fuera del estado.

Nota: Los trabajadores de Washington continúan teniendo derecho a solicitar los beneficios de Washington, incluso si también se informan a otra aseguradora.

Estados sin acuerdos recíprocos

Si lleva a los empleados de Washington a un estado, a un territorio estadounidense o a una provincia canadiense sin acuerdos recíprocos, realice lo siguiente:

1. Confirme con el otro estado, territorio o provincia si aceptan nuestra cobertura. Consulte el Directorio de administradores de compensación para trabajadores de EE. UU. y Canadá.
2. Solicite un Certificado de cobertura extraterritorial enviándonos un correo electrónico a TeamOAS@Lni.wa.gov. Le enviaremos una copia a usted y otra al estado al que viaja como comprobante de su cobertura de compensación para trabajadores de Washington.

• • Si el estado, el territorio o la provincia no aceptan nuestra cobertura, aún está obligado a informarnos los empleados de Washington, incluso si también los informa a otra aseguradora.
    • Excepción: si va a reportar a los trabajadores a otra aseguradora por el trabajo realizado en otro estado, territorio o provincia durante más de 30 días en un año calendario, consulte la pestaña de Reportes suplementarios de fuera del estado.

Nota: Los trabajadores de Washington continúan teniendo derecho a solicitar los beneficios de Washington, incluso si también se informan a otra aseguradora.

Países que no sean EE. UU. y Canadá

Si lleva a trabajadores de Washington a cualquier país fuera de EE. UU. y Canadá, el trabajo realizado por empleadores privados en bases militares de EE. UU. fuera de EE. UU. está sujeto a la ley federal. Comuníquese con el Departamento de Trabajo de EE. UU. (U.S. Department of Labor) para informarse sobre la Ley de Bases de Defensa.

Si esto no se aplica a usted, siga reportando a sus trabajadores de Washington que viajan al extranjero en sus reportes trimestrales de compensación para trabajadores de Washington.

• Los trabajadores de Washington continúan teniendo derecho a solicitar los beneficios de Washington, incluso si se lesionan fuera del país.
• Está obligado a informarle al empleado sobre su derecho a presentar reclamos en Washington. Le sugerimos que le entregue a su empleado una copia de la publicación Viajes internacionales por trabajo (F242-419-000).

Si cumple con los requisitos para la presentación de reportes suplementarios de fuera del estado, tendrá que declarar las horas, pero no tendrá que pagarle la prima a L&I por el trabajo fuera del estado que esté asegurado en otro estado o país. Puede solicitarlo si es un empleador de Washington con las siguientes características:

• Si es un empleador de Washington que tiene trabajadores de Washington que trabajan temporalmente fuera de Washington.
• Si es un empleador de Washington al que se le exige que le informe ese trabajo a otro estado o país durante más de 30 días en un año calendario.
  Nota: Se cuentan los días por separado para cada estado, provincia canadiense u otro país y no es necesario que sean consecutivos.

No puede utilizar la presentación de reportes suplementarios de fuera del estado para el trabajo que está cubierto por un acuerdo recíproco. Para obtener más información sobre los acuerdos recíprocos, consulte la pestaña Trabajadores de Washington que viajan fuera del estado.

30 días o menos

¿Qué ocurre si el trabajo que se realiza en otro estado o país es durante 30 días o menos?

El trabajo se considera “temporal e incidental” si lo realiza un trabajador de Washington en otro estado o país durante 30 días o menos en un año calendario (del 1 de enero al 31 de diciembre). Para el trabajo temporal e incidental, tanto la prima como las horas deben ser informadas ante el L&I para la cobertura de la compensación para trabajadores. Vea los ejemplos que aparecen a continuación.

También es posible que le tenga que pagar las primas a un asegurador que se encuentre en el otro estado o país. Comuníquese con la autoridad de compensación para trabajadores del lugar donde va a trabajar para saber si esa autoridad reconocerá la cobertura de compensación para trabajadores de Washington.

Más de 30 días

Si va a tener trabajadores en otro estado o país durante más de 30 días en un año calendario (del 1 de enero al 31 de diciembre), puede acceder la presentación de reportes suplementarios de fuera del estado. Los días se cuentan por separado para cada estado, provincia canadiense u otro país e incluyen los días de trabajo parcial. No es necesario que los días sean consecutivos.

Si cumple los requisitos anteriores, realice lo siguiente:

• Complete la Solicitud de presentación de reportes suplementarios de fuera del estado (F212-234-000)
  • Si desea informar sobre el trabajo en más de un estado, tendrá que completar una solicitud separada para cada estado.
  • Tiene que presentar una nueva solicitud cada año si quiere declarar las horas fuera del estado sin pagarnos las primas.
  • Le enviaremos una carta de confirmación si reúne los requisitos para la presentación de reportes suplementarios de fuera del estado.
• Asegure a los trabajadores fuera del estado y proporciónele a L&I un comprobante de esta cobertura. Debe proporcionar un certificado valido de seguro por responsabilidad de compensación para trabajadores de una aseguradora con licencia en el otro estado.
• Infórmenos todo el trabajo realizado fuera del estado por los trabajadores de Washington en el Reporte trimestral suplementario del empleador para la compensación para trabajadores, Trabajadores de Washington asegurados fuera del estado (F212-233-000). Estos formularios se le enviarán por correo cada trimestre. Estos reportes se deben entregar al final del mes siguiente al último día del trimestre.
• Conserve todos los registros necesarios.

Pago de las primas a L&I por trabajos fuera del estado

Debe informar las horas fuera del estado y pagarle las primas a L&I por sus trabajadores de Washington en los siguientes casos:

• Si no solicita la presentación de reportes suplementarios.
• Si su solicitud de presentación de reportes suplementarios de fuera del estado se rechaza.
• Si no asegura adecuadamente el trabajo fuera del estado con una compañía de seguros fuera del estado.
• Si no proporciona un comprobante de seguro de compensación para trabajadores fuera del estado.
• Si no completa y devuelve sus reportes suplementarios fuera del estado a tiempo.
• Si sus trabajadores trabajaron en el otro estado durante 30 días o menos.

Ejemplos

Empleador A:

Un empleador de Washington, el Empleador A, envía a trabajadores de Washington a Alaska durante 25 días y luego a California durante otros 19 días. En este ejemplo, el trabajo tanto en Alaska como en California es “temporal e incidental” porque el empleador no permanece en ninguno de los dos estados durante más de 30 días en un año calendario.

El Empleador A no cumple los requisitos para la presentación de reportes suplementarios de fuera del estado. Todas las horas y la prima deben incluirse en sus reportes trimestrales del L&I.

Empleador B:

En enero, un empleador de Washington, el Empleador B, envía trabajadores de Washington a Alaska durante 25 días. En septiembre del mismo año, el empleador envía a los trabajadores nuevamente a Alaska por otros 19 días. En este ejemplo, sumaríamos todos los días, ya que están trabajando en el mismo estado en el mismo año calendario.

El empleador B cumple los requisitos para solicitar la presentación de reportes suplementarios de fuera del estado porque sus trabajadores permanecen en Alaska durante más de 30 días en un año calendario.

Reclamos

Los trabajadores de Washington no pueden renunciar a sus derechos a los beneficios de compensación para trabajadores de Washington cuando se lesionen fuera del estado.

Los trabajadores de Washington tienen derecho a presentar un reclamo en Washington. Pueden presentar el reclamo ante L&I, incluso si usted informa sus horas en un reporte suplementario de fuera del estado y le paga las primas a una aseguradora fuera del estado. Debe informarles a sus trabajadores sobre su derecho a presentar un reclamo en Washington.

Un trabajador lesionado puede presentar un reclamo tanto en Washington como en el estado o país en el que se lesionó, pero cualquier beneficio que reciba del L&I se ajustará con base en cualquier beneficio que pague el otro estado.