¿Quién es un voluntario?

Un voluntario es una persona que ofrece trabajo a otra persona de manera voluntaria. En general, los voluntarios no reciben nada de valor a cambio del servicio. No reciben dinero, intercambio de productos o servicios, ni nada que tenga valor monetario.

¿Cuándo un voluntario es un "trabajador cubierto"?

Si un voluntario, a cambio de su trabajo, recibe algo que tiene valor monetario, probablemente es un “trabajador cubierto” que, por ley, tiene derecho a recibir cobertura de compensación para trabajadores. Para las agencias estatales, los voluntarios son trabajadores cubiertos que gozan de cobertura para asistencia médica.

Mantenimiento y reintegro de gastos

Su empresa u organización puede ofrecerles a los voluntarios el mantenimiento y el reintegro de gastos reales necesarios. El “mantenimiento” incluye elementos como comidas y cuartos transitorios mientras realizan las tareas asignadas o autorizadas para voluntarios. Sin embargo, si una persona recibe algo con valor material, monetario o demás que excede los gastos, puede considerarse un trabajador cubierto.

Estipendios

Si su empresa u organización declara que una persona es un voluntario y le proporciona un “estipendio”, se debe evaluar el monto y su relación con el trabajo realizado para determinar si el “estipendio” hace referencia al mantenimiento y al reintegro o es una compensación por el trabajo realizado. Por momentos, las organizaciones determinan que algo es un “estipendio” cuando se debería considerar un pago por los servicios prestados por el voluntario.

Obsequios de agradecimiento

Se deben evaluar los obsequios de agradecimiento para determinar si son por mantenimiento o reintegro, o si son un regalo de agradecimiento o una compensación por el trabajo realizado.

Capacitación laboral no remunerada

La capacitación laboral no remunerada que se recibe con la promesa de un futuro empleo remunerado con un empleador específico y que no se relaciona con un programa escolar aprobado, se considera un valor a cambio del trabajo realizado.

Si tiene preguntas sobre la condición de voluntario, comuníquese con nuestra Determinations Unit (Unidad de Determinaciones) enviando un correo electrónico a Determinations@Lni.wa.gov para obtener información sobre las determinaciones de cobertura.

¿Quiénes pueden optar por cubrir a los voluntarios?

En Washington, algunas organizaciones pueden optar por comprar una cobertura de compensación para trabajadores que cubra a los voluntarios. Esta cobertura solo cubre gastos médicos. La cobertura para voluntarios no incluye los demás beneficios habituales de la compensación para trabajadores, como indemnización salarial, gastos vocacionales y de recapacitaciones, pagos por discapacidad parcial permanente o beneficios por fallecimiento. La cobertura para voluntarios también se denomina cobertura de “solo asistencia médica”.

Las organizaciones que pueden optar por comprar cobertura para voluntarios (“solo asistencia médica”) incluyen lo siguiente:

• Ciudades, condados, pueblos, distritos especiales (como distritos de servicios públicos), corporaciones municipales u otras subdivisiones políticas.
• Empleadores con estudiantes voluntarios que están inscritos en escuelas K-12 públicas y privadas y en escuelas de educación superior. Para obtener información más detallada, consulte la pestaña Estudiantes voluntarios y estudiantes sin remuneración o nuestra hoja informativa sobre Estudiantes voluntarios y cobertura de compensación para trabajadores (F213-023-000).
• Organizaciones benéficas privadas sin fines de lucro que pueden demostrar que califican como organizaciones 501(c)(3) exentas según las normas del Internal Revenue Service (Servicio de Impuestos Internos, IRS). De acuerdo con las normas del IRS, las iglesias califican automáticamente. Todas las demás organizaciones benéficas sin fines de lucro deben contar con una carta del IRS que indique que califican como organizaciones 501(c)(3) exentas.

Excepciones

• Las agencias gubernamentales estatales deben proporcionarles cobertura para voluntarios a todos los voluntarios registrados.
  • No se dispone de cobertura de compensación para trabajadores en el caso de los trabajadores voluntarios de servicios de emergencia. El Department of Emergency Services (Departamento de Servicios de Emergencia) administra estas actividades de los voluntarios, las cuales incluyen, entre otras, las siguientes: búsqueda y rescate en montañas, rastreadores del grupo Scout, limpieza después de erupciones volcánicas y uso de bolsas de arena en inundaciones. La jurisdicción local, comúnmente la oficina del alguacil, registra estos voluntarios y, por lo general, les proporciona una tarjeta de identificación a los voluntarios que realizan trabajos de emergencia.
• El L&I no cubre a los bomberos voluntarios, ya que estos están cubiertos por el Volunteer Firefighters' Relief and Pension Fund (Fondo de Ayuda y Pensión para Bomberos Voluntarios). Obtenga más información en el Board for Volunteer Firefighters and Reserve Officers (Consejo de Bomberos Voluntarios y Oficiales Reservistas).
• Las agencias de autoridad policial pueden optar por una cobertura completa o por una cobertura de solo asistencia médica para los voluntarios. Todos los voluntarios deben estar cubiertos con el mismo tipo de cobertura.

Cómo iniciar la cobertura

Para optar por la cobertura para voluntarios, debe presentar una Application for Elective Coverage of Excluded Employment (Solicitud de cobertura opcional para empleos excluidos) (F213-112-000). La cobertura inicia a las 12:01 a. m. del día después en que recibimos el formulario completo, o puede elegir una fecha de vigencia para más adelante.

Si su empresa u organización opta por cubrir a los voluntarios, usted debe realizar lo siguiente:

• Cubrir a todos los voluntarios y notificarles acerca de su cobertura de solo asistencia médica.
• Optar por informar sobre todos los voluntarios según las horas reales o según 100 horas por voluntario por año calendario.
• Informar y pagar las primas por las horas reales trabajadas por el voluntario o por las 100 horas por voluntario por año calendario.
• Crear registros auditables de todos los voluntarios y archivar estos registros durante 3 años calendario completos a partir de la fecha en que informó las horas del trabajador. Los registros deben incluir lo siguiente:
  • Nombres y números de Seguridad Social.
  • Registro y aceptación de la condición de voluntario de cada voluntario de su organización.
  • Fecha de inicio y finalización del servicio en condición de voluntario.
  • Clasificaciones de riesgo correspondientes (probablemente 6901 o 6906).
  • Horas reales trabajadas, o su decisión de informar 100 horas por voluntario por año calendario.
  • En el caso de estudiantes voluntarios y estudiantes no remunerados:
• Prueba de registro que muestre la inscripción actual del estudiante en la escuela o en una institución de educación superior.
• Autorización de la escuela o institución de educación superior de la participación del estudiante en el programa de voluntariado de la escuela o de aprendizaje basado en el trabajo no remunerado.

Cómo cancelar la cobertura

Si su empresa u organización opta por cancelar la cobertura para voluntarios, debe notificarles a todos los voluntarios que cancelará la cobertura. La cancelación entrará en vigencia 30 días posteriores a la recepción de su aviso de cancelación por escrito.

Para cancelar la cobertura para voluntarios, puede usar la Cancelación de cobertura optativa para empleos excluidos (F213-005-00) u otro formulario de aviso por escrito.

¿Quiénes no pueden optar por cubrir a los voluntarios?

Organizaciones sin fines de lucro que no son elegibles para considerarse estado IRS 501(c)(3)

La cobertura de compensación para trabajadores no está disponible en el caso de voluntarios de organizaciones sin fines de lucro que no se clasifican como organizaciones caritativas según la definición de 501(c)(3) del Internal Revenue Service. Algunos ejemplos son:

• Comunidades de propietarios de vivienda
• Cámaras de comercio
• Asociaciones industriales
• Organizaciones fraternales y clubes, como los Eagles, Elks, Lions, Mountaineers y los Veterans of Foreign Wars (Veteranos De Guerras Extranjeras, VFW)

Empresas lucrativas

La cobertura de compensación para trabajadores no está disponible para los voluntarios de empresas lucrativas, a menos que el voluntario sea un estudiante voluntario calificado o un estudiante sin remuneración calificado que participa en un programa de aprendizaje basado en el trabajo no remunerado y patrocinado por la escuela. Para obtener información más detallada, consulte la pestaña Estudiantes voluntarios y estudiantes sin remuneración o nuestra hoja informativa sobre Estudiantes voluntarios y cobertura de compensación para trabajadores (F213-023-000).

De otro modo, se asume que las empresas lucrativas no cuentan con voluntarios. En algunas circunstancias limitadas, el L&M puede reconocer a una persona como voluntaria si está exenta de los requisitos de compensación para trabajadores cuando la empresa puede mostrar lo siguiente:

1. Ambas partes acordaron la condición de voluntario antes del trabajo.
2. No se ofrece compensación al trabajador voluntario más allá de los gastos de mantenimiento y reintegro.
3. El trabajo ofrece las mismas ventajas a la empresa y al voluntario, por ejemplo, en circunstancias en donde el voluntario está dispuesto a trabajar temporalmente en una emergencia.
4. El voluntario no es miembro de una población vulnerable o penitenciaria. Se incluyen, entre otros, algunos ejemplos de personas de poblaciones vulnerables o penitenciarias:

• • Miembros de una población con reinserción laboral.
  • Personas en tratamiento de adicciones.
  • Personas económicamente desfavorecidas que están desempleadas o son indigentes a largo plazo.

Ejemplos

La condición de voluntario en empresas lucrativas puede incluir las siguientes situaciones:

• Trabajo limitado que constituye una buena voluntad profesional o personal, como un familiar cercano que se ofrece como voluntario para ayudar en una tienda de comestibles pequeña durante un período corto entretanto la esposa del propietario esté enferma.
• Trabajo que constituye una afición.
• Familiares adultos que trabajan temporalmente en una empresa familiar en situaciones de emergencia. La relación de estos familiares debe considerarse dentro del tercer grado de consanguinidad o matrimonio. Esto incluye a una persona y a su cónyuge, hijos, nietos, bisnietos, hermanos, sobrinos, padres, abuelos, bisabuelos y tíos. La relación de primos no se considera dentro del tercer grado de consanguinidad o matrimonio. Las adopciones legales o los parientes adoptivos se consideran de igual manera que los parientes genéticamente relacionados.

Nota: para determinar la condición, cada situación se revisará dentro del contexto completo de los hechos relevantes.

Si los trabajadores no cumplen con los criterios anteriores, se asume que son trabajadores cubiertos. Además de los requisitos de cobertura de seguro de compensación para trabajadores, pueden aplicarse otros requisitos para el empleador, como salario mínimo, seguro por desempleo e impuestos federales.

Si tiene preguntas sobre la condición de voluntario, comuníquese con nuestra Determinations Unit (Unidad de Determinaciones) enviando un correo electrónico a Determinations@Lni.wa.gov para obtener información sobre las determinaciones de cobertura.

Estudiantes voluntarios, voluntarios no remunerados y cobertura de compensación para trabajadores

El L&I ofrece cobertura de solo asistencia médica en los siguientes casos:

• Estudiantes voluntarios calificados en escuelas K-12 privadas y públicas.
• Estudiantes voluntarios calificados en instituciones de educación superior privadas y públicas.
• Estudiantes no remunerados que participan en un programa de aprendizaje basado en el trabajo no remunerado y patrocinado por la escuela.

¿Cuál es la diferencia entre un estudiante voluntario y un estudiante no remunerado?

¿Qué ocurre con las pasantías?

Las pasantías significan cosas diferentes para muchas personas. Si cuenta con lo siguiente:

• Practicantes remunerados, sobre los que debe informar en la clasificación de riesgo de su empresa.
• Practicantes no remunerados, quienes trabajan para obtener créditos para completar un programa escolar, una certificación o un título a cambio de servicios; pueden ser estudiantes no remunerados. Cada escenario se revisará según el caso.

¿Quién paga las primas del L&I?

Pagan las primas del L&I los empleadores del fondo estatal que optaron por cubrir a los estudiantes voluntarios o los estudiantes no remunerados (que participan en un programa de capacitación patrocinado por la escuela). Las escuelas no pagan la prima, a menos que el estudiante sea voluntario en la escuela.

Los empleadores autoasegurados no pagan las primas. Sin embargo, aceptan pagar los costos de un reclamo de calificación que presenta un estudiante voluntario o un estudiante no remunerado.

Cómo informar las horas de un voluntario para la cobertura de compensación para trabajadores

Cómo iniciar la cobertura

Consulte la pestaña Quiénes pueden cubrir a los voluntarios.

Informe sobre los voluntarios que recibirán cobertura de solo asistencia médica mediante uno de los siguientes métodos:

• Cien horas por voluntario por año calendario (límite de 100 horas).
• Horas reales trabajadas por todos los voluntarios en cada trimestre.

Debe usar el mismo método para informar sobre todos los voluntarios.

¿Quién puede optar por el método para informar un límite de 100 horas?

Puede usar el método para informar un límite de 100 horas en los siguientes casos:

• Clasificación 6901 para los voluntarios o estudiantes voluntarios
• Clasificación 6906 para voluntarios de la autoridad policial

Esto incluye agencias estatales que requieren proporcionar cobertura para voluntarios y organizaciones que pueden optar por la cobertura opcional para voluntarios.

¿Cómo y cuándo puedo optar por el método para informar un límite de 100 horas?

Si cuenta con una clasificación 6901 o 6906 activa en su cuenta, elegirá el método para informar voluntarios en el primer reporte trimestral del año, ya sea el límite de 100 horas o las horas reales.

Si opto por el método para informar un límite de 100 horas, ¿cómo y cuándo informaré sobre los voluntarios?

Cada año calendario, informa 100 horas por cada voluntario en el primer trimestre del año en el que ofrece trabajo voluntario. En un año calendario, no informe 100 horas más de una vez para el mismo voluntario.

Debe usar el mismo método de informe para todos los voluntarios durante el año calendario completo. Sin embargo, cada año calendario puede optar por informar las horas reales o el límite de 100 horas. Esto significa que, en un año, puede informar usando el método para informar un límite de 100 horas y, el próximo año, el método de horas reales.

¿Qué ocurre si opté por el método para informar un límite de 100 horas pero tengo un voluntario que comienza el 15 de diciembre?

Debe informar las 100 horas de ese voluntario para ese año calendario.

¿Qué necesito hacer si mi organización opta por cubrir a los voluntarios?

Si su empresa u organización opta por cubrir a los voluntarios, usted debe realizar lo siguiente:

• Cubrir a todos los voluntarios y notificarles acerca de su cobertura de solo asistencia médica.
• Optar por informar sobre todos los voluntarios según las horas reales o según 100 horas por voluntario por año calendario.
• Informar y pagar las primas por las horas reales trabajadas por el voluntario o por las 100 horas por voluntario por año calendario.
• Crear registros auditables de todos los voluntarios y archivar estos registros durante 3 años calendario completos a partir de la fecha en que informó las horas del trabajador. Los registros deben incluir lo siguiente:
  • Nombres y números de Seguridad Social.
  • Registro y aceptación de la condición de voluntario de cada voluntario de su organización.
  • Fecha de inicio y finalización del servicio en condición de voluntario.
  • Clasificaciones de riesgo correspondientes (probablemente 6901 o 6906).
  • Horas reales trabajadas, o su decisión de informar 100 horas por voluntario por año calendario.
  • En el caso de estudiantes voluntarios y estudiantes no remunerados:
    • Prueba de registro que muestre la inscripción actual del estudiante en una escuela K-12 o en una institución de educación superior.
    • Autorización de la escuela o institución de educación superior de la participación del estudiante en el programa de voluntariado de la escuela o de aprendizaje basado en el trabajo no remunerado.

Última fecha de actualización: 22 de noviembre de 2019