Los empleadores están obligados a mantener ciertos documentos de nómina y personal de todos los empleados. Los empleados tienen derecho a solicitar acceso a estos registros.
Registros de nóminas
La ley del estado de Washington requiere que los empleadores mantengan los registros de nóminas de los empleados durante al menos tres años. Los empleados tienen derecho a solicitar copias de estos registros en cualquier momento razonable. El empleador puede mantener los registros en formato electrónico y/o por escrito.
Los registros de nóminas deben contener los siguientes datos del empleado:
- Nombre completo
- Dirección de hogar
- Ocupación
- Fecha de nacimiento (para los empleados menores de 18 años)
- Fecha de comienzo de empleo
- Hora del día y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
- Horas reales trabajadas diaria y semanalmente
- Tarifa(s) de pago
- Salario total ganado (incluyendo horas normales, horas extras, unidades de trabajo por pieza ganadas y bonificaciones)
- Propinas y cargos por servicio ganados
- Salarios adicionales o deducciones de salarios
- Registros adicionales requeridos por permisos por enfermedad pagados.
Usted debe mantener registros adicionales si tiene empleados menores de 18 años de edad.
Solicitar registros
Cuando se les solicita, los empleadores deben hacer disponibles los registros de nómina a los empleados dentro de un plazo de tiempo razonable (normalmente dentro de 10 días hábiles). Se le debe permitir al empleado inspeccionar, revisar, transcribir o fotocopiar los registros en su lugar de trabajo habitual.
Cumplimiento
L&I puede solicitar los registros de nóminas en caso de una investigación. Si un empleador no presenta los registros requeridos, puede que dependamos de los registros personales de un empleado involucrado en la investigación.
Talones de pago
Los extractos de pago detallados, comúnmente conocidos como "talones de pago", son un registro de los ingresos de un trabajador en un período de pago. Los talones de pago deben proporcionarse electrónicamente o en papel cada día de pago. Si un empleado no puede recibir un extracto de pago electrónico, el empleador debe proporcionar uno por escrito.
Los empleadores deben incluir los siguientes detalles en cada talón de pago:
- La base de pago (por ejemplo, horas o días trabajados, tarifa por pieza o salario).
- Tarifa(s) de pago.
- Salario bruto.
- Todas las deducciones de ese período de pago.
- Todos los registros requeridos por permisos por enfermedad pagados.
Para los empleadores del sector agrícola, existen requisitos adicionales para los talones de pago y para los registros de nómina.
Protección de los registros de los empleados
Las leyes de privacidad requieren que los empleadores protejan contra la divulgación no autorizada toda información de identificación personal, sensible o relacionada con la salud de los empleados.
Reportar violaciones de datos
Cualquier empleador con información de identificación personal, sensible o relacionada con la salud debe notificar a los empleados si se ven afectados por una violación de datos real o sospechada. Se les debe notificar a los empleados afectados tan pronto como sea posible, a menos que un agente policial indique lo contrario.
Si una violación de datos afecta a más de 500 personas, se debe informar a la Oficina del Fiscal General (Office of the Attorney General).
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Eliminación de registros
Una vez que finalicen los periodos de retención requeridos a nivel estatal, federal y de su empresa sobre el mantenimiento de registros, el empleador debe eliminar o destruir adecuadamente los registros de nómina y de personal de los empleados.
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Registros de personal
Los registros de personal detallan el desempeño, los conocimientos, las habilidades, las capacidades y el comportamiento de un empleado en relación con su trabajo. La ley federal requiere que los empleadores mantengan los registros de personal de los empleados durante al menos un año.
Los registros de personal se mantienen con fines comerciales o legales y pueden incluir:
- Calificaciones del trabajador (registros de contratación, experiencia anterior, información académica, etc.)
- Verificación de capacitaciones realizadas
- Descripciones de trabajo
- Archivos de los supervisores
- Evaluaciones de desempeño (incluyendo acciones disciplinarias, planes de acción correctiva, etc.)
- Registros sujetos a referencias para información proporcionada a personas ajenas a la empresa
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA, por su sigla en inglés) prohíbe que los empleadores mantengan información médica en el registro de personal de un empleado.
Derecho de acceso del empleado
Los empleados y exempleados tienen derecho a acceder a sus propios archivos de personal al menos una vez al año. Los empleadores deben permitir el acceso a cualquiera o a todos los registros de un empleado dentro de un plazo de 10 días laborales en el lugar de trabajo habitual del empleado o en un lugar que se haya acordado mutuamente. Los empleados bajo investigación criminal no tienen derecho a acceder a su registro de personal.
Petición al empleador para revisar los registros de personal
Los empleados pueden solicitar que su empleador revise su archivo de personal anualmente. Esto incluye todos los registros de personal que:
- El empleador mantiene regularmente como parte de su negocio, y/o
- Información que se puede proporcionar a personas ajenas a la empresa como parte de una "comprobación de referencias"
Cualquier información que el empleador determine que es irrelevante o errónea debe ser eliminada del archivo de personal. Si el empleado no está de acuerdo con la determinación del empleador, el empleado puede escribir una declaración de refutación o corrección. Los empleados bajo investigación criminal no tienen derecho a modificar su archivo de personal.
Comprobación de referencias
L&I no tiene jurisdicción sobre la información que una empresa revela como referencia personal o laboral, incluso si la empresa se niega a proporcionar referencias.