Los empleadores deben conservar determinados documentos relativos a las nóminas y al personal de todos los trabajadores. Los trabajadores tienen derecho a solicitar el acceso a estos documentos y los empleadores están obligados a permitir que los trabajadores consulten su propio expediente personal al menos una vez al año.
Registros de nóminas y de personal
La ley del estado de Washington requiere que los empleadores mantengan los registros de nóminas de los empleados durante al menos tres años. Los empleados tienen derecho a solicitar copias de estos registros en cualquier momento razonable. El empleador puede mantener los registros en formato electrónico y/o por escrito.
Los registros de nóminas deben contener los siguientes datos del empleado:
- Nombre completo.
- Dirección de hogar.
- Ocupación.
- Fecha de nacimiento (para los empleados menores de 18 años).
- Fecha de comienzo de empleo.
- Hora del día y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado.
- Horas reales trabajadas diaria y semanalmente.
- Tarifa(s) de pago.
- Salario total ganado (incluyendo horas normales, horas extras, unidades de trabajo por pieza ganadas y bonificaciones).
- Propinas y cargos por servicio ganados.
- Salarios adicionales o deducciones de salarios.
- Registros adicionales requeridos por permisos por enfermedad pagados.
Usted debe mantener registros adicionales si tiene empleados menores de 18 años de edad.
Cumplimiento
L&I puede solicitar los registros de nóminas en caso de una investigación. Si un empleador no presenta los registros requeridos, puede que dependamos de los registros personales de un trabajador involucrado en la investigación.
Talones de pago
Los extractos de pago detallados, comúnmente conocidos como "talones de pago", son un registro de los ingresos de un trabajador en un período de pago. Los talones de pago deben proporcionarse electrónicamente o en papel cada día de pago. Si un empleado no puede recibir un extracto de pago electrónico, el empleador debe proporcionar uno por escrito.
Los empleadores deben incluir los siguientes detalles en cada talón de pago:
- La base de pago (por ejemplo, horas o días trabajados, tarifa por pieza o salario).
- Tarifa(s) de pago.
- Salario bruto.
- Todas las deducciones de ese período de pago.
- Todos los registros requeridos por permisos por enfermedad pagados.
Para los empleadores del sector agrícola, existen requisitos adicionales para los talones de pago y para los registros de nómina.
Protección de los registros de los trabajadores
Las leyes de privacidad requieren que los empleadores protejan contra la divulgación no autorizada toda información de identificación personal, sensible o relacionada con la salud de los trabajadores.
Reportar violaciones de datos
Cualquier empleador con información de identificación personal, sensible o relacionada con la salud debe notificar a los empleados si se ven afectados por una violación de datos real o sospechada. Se les debe notificar a los empleados afectados tan pronto como sea posible, a menos que un agente policial indique lo contrario.
Si una violación de datos afecta a más de 500 personas, se debe informar a la Oficina del Fiscal General (Office of the Attorney General).
Vea la página de
Eliminación de registros
Una vez que finalicen los periodos de retención requeridos a nivel estatal, federal y de su empresa sobre el mantenimiento de registros, el empleador debe eliminar o destruir adecuadamente los registros de nómina y de personal de los empleados.
Vea el
Derecho de acceso del trabajador
Los empleadores deben poner a disposición de los trabajadores, antiguos trabajadores o personas designadas por éstos los expedientes personales de los trabajadores en un plazo de 21 días naturales a partir de la solicitud de un trabajador o de la persona designada por éste. El expediente debe facilitarse sin coste alguno para ellos.
Un expediente personal puede incluir:
- Registros de solicitudes de empleo.
- Evaluaciones de rendimiento.
- Expedientes disciplinarios inactivos o cerrados.
- Registros de permisos y adaptaciones razonables.
- Registros de nóminas.
- Fecha de despido o motivos de despido.
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA, por su sigla en inglés) prohíbe que los empleadores mantengan información médica en el registro de personal de un empleado.
Los empleadores no están obligados a crear o proporcionar registros que no sean mantenidos regularmente por el empleador como parte de sus registros empresariales.
Además, Los empleadores no están obligados a:
- Crear un calendario de conservación de registros.
- Crear registros de personal.
- Suplantar los estatutos de privacidad estatales o federales de Washington con respecto a la no divulgación.
Derecho de recurso privado
Un trabajador o antiguo trabajador puede ejercer sus derechos mediante un derecho de recurso privado ante el Tribunal Superior. Antes de presentar una demanda, el trabajador o antiguo trabajador debe notificar su intención de demandar. El trabajador no puede iniciar una acción legal hasta que hayan transcurrido 5 días naturales desde que notificó su intención a los empleadores.
Las indemnizaciones legales por cada infracción son las siguientes
- $250 si no se facilita el expediente personal completo o la declaración de despido en un plazo de 21 días naturales;
- $500 si no se facilita el expediente personal completo o la declaración de despido en un plazo de 28 días naturales;
- $1000 si no se facilita el expediente personal completo o la declaración de despido en un plazo de 35 días naturales;
- $500 por cualquier otra infracción.
Petición al empleador para revisar los registros de personal
Los empleados pueden solicitar que su empleador revise su archivo de personal anualmente. Esto incluye todos los registros de personal que:
- El empleador mantiene regularmente como parte de su negocio, y/o
- Información que se puede proporcionar a personas ajenas a la empresa como parte de una "comprobación de referencias"
Cualquier información que el empleador determine que es irrelevante o errónea debe ser eliminada del archivo de personal. Si el empleado no está de acuerdo con la determinación del empleador, el empleado puede escribir una declaración de refutación o corrección. Los empleados bajo investigación criminal no tienen derecho a modificar su archivo de personal.
Comprobación de referencias
L&I no tiene jurisdicción sobre la información que una empresa revela como referencia personal o laboral, incluso si la empresa se niega a proporcionar referencias.