Como mínimo, los empleados deben recibir una hora de permiso por enfermedad pagado por cada 40 horas trabajadas. Debe proporcionar permisos por enfermedad pagados a todos sus empleados, sin importar si el trabajo es de tiempo completo, tiempo parcial, temporal o estacional.

Todas las horas que un empleado trabaje deben contarse para la acumulación, independientemente de cuántas horas trabajen en una semana o período de pago determinado, incluyendo las horas extras.

Por ejemplo:

• Un empleado de tiempo parcial que trabaja 20 horas a la semana ganará 1 hora de permiso por enfermedad pagado cada dos semanas.
• Un empleado no exento, asalariado, o que trabaja horas extras obligatorias, si trabaja 60 horas a la semana ganará 3 horas de permisos por enfermedad pagados cada dos semanas.

Los empleados acumulan permisos por enfermedad pagados por todas las horas trabajadas, a partir del 1 de enero de 2018. Los nuevos empleados comienzan a acumular permisos por enfermedad pagados en su primer día de trabajo.

• No hay límite en la cantidad de horas de permisos por enfermedad pagados que un empleado puede acumular dentro de un año.
  • Los saldos de permisos por enfermedad pagados no utilizados de 40 horas o menos deben transferirse de un año de acumulación al siguiente (consulte la transferencia de permisos por enfermedad pagados acumulados y no utilizados).
• Puede proporcionar una tasa más generosa de acumulación o transferencia de permisos por enfermedad pagados.
  
  

Año de acumulación

El año de acumulación predeterminado es del 1 de enero al 31 de diciembre. Puede utilizar un año de acumulación diferente (por ejemplo, año fiscal, un año de beneficio, etc.) siempre que sea un período fijo de 12 meses consecutivos.

• Si utiliza un año de acumulación diferente, debe definirlo en una política por escrito o en un convenio de negociación colectivo.

Saldos y disponibilidad de permisos por enfermedad pagados

Los empleados tienen derecho a utilizar sus permisos por enfermedad pagados acumulados una vez que ajusten 90 días calendarios de trabajar para usted.

• Una vez que el empleado ha ajustado 90 días calendarios de empleo, usted debe registrar y acreditar los permisos por enfermedad pagados al saldo disponible de un empleado durante su periodo de pago regular (por ejemplo, semanal, quincenal, cada medio mes, mensual, etc.), pero a más tardar 30 días después de que se acumuló las horas de permiso por enfermedad.

• Al menos una vez al mes, los empleados deben recibir un aviso que muestre:
  
  1. la cantidad de permisos por enfermedad pagados que acumularon desde el aviso anterior,
  2. la cantidad de permisos por enfermedad pagados usados desde el aviso anterior, y
  3. los saldos de permisos por enfermedad pagados actuales y no utilizados disponibles para su uso.

• Puede satisfacer estos requisitos al incluir esta información en los estados de nómina de sus empleados. (vea el mantenimiento de registros)

Debe pagar a los empleados el permiso de enfermedad pagado que usen dentro del mismo período de pago en el que lo usen, a menos que requiera verificación para las ausencias de un empleado que excedan los tres días. Cuando un empleado deja su trabajo por cualquier razón, la mayoria de empleadores tiene la opción de pagarle el saldo restante de permisos por enfermedad pagados. Los saldos no cobrados deben ser restablecidos si el empleado es recontratado dentro de los 12 meses posteriores.

Incrementos de tiempo

Debe permitir que los empleados utilicen sus permisos por enfermedad pagados en incrementos consistentes con sus prácticas habituales en el pago de las nóminas. Por ejemplo:

• Si realiza un seguimiento del trabajo de sus empleados en incrementos de 15 minutos, los empleados pueden usar su tiempo de enfermedad en incrementos de 15 minutos.

Nota: Los empleadores pueden solicitar una variación de incremento para una "buena causa" bajo el Capítulo 296-128-630(4) del WAC. No todos los municipios aceptarán esta variación (por ejemplo, la ciudad de Seattle).

Intercambio de turnos

Los empleados pueden trabajar horas o turnos adicionales, o cambiar turnos con otro empleado, en lugar de usar permisospor enfermedad pagados. Tanto el empleado como el empleador deben aceptar cualquier sustitución.

• No puede exigir a un empleado que encuentre a un trabajador de reemplazo para cubrir su turno antes de usar su permiso por enfermedad pagado.
• No puede exigir a un empleado que recupere o cambie de turno si usa permiso por enfermedad pagado.

Verificación de ausencias superiores a tres días

Para ausencias superiores a tres días de trabajo obligatorios o más, puede requerir que un empleado proporcione una verificación de que sus ausencias pagadas por enfermedad son para un propósito autorizado. Los requisitos de verificación deben estar incluidos por escrito en su póliza de permisos por enfermedad pagados. Los requisitos de verificación escritos en su póliza de permisos por enfermedad pagados también deben detallar el derecho de un empleado a apelar el requisito de verificación si la verificación resulta en una carga o gasto irrazonable para el empleado. Además, también debe cumplir con las leyes de privacidad aplicables.

• Debe dar a los empleados una cantidad razonable de tiempo - al menos 10 días naturales después del primer día de ausencia - para proporcionar la verificación.
• Sus requisitos de verificación no pueden crear una carga o gasto irrazonable para su empleado.
  • Si un empleado no puede proporcionar la verificación debido a una carga o gasto irrazonable, puede presentar:
    
    • una declaración oral o escrita de que su ausencia era permitida bajo la ley de permiso por enfermedad pagado, y
    • una declaración de que proporcionar la verificación requerida por el empleador crearía una carga o gasto irrazonable para el empleado.
  • Debe considerar la declaración de su empleado y responder dentro de los siguientes 10 días naturales tomando una de estas decisiones:
    
    • aceptar la declaración oral o escrita del empleado, o
    • proporcionar un método alternativo para obtener verificación, como ayudar a pagar los gastos extra del empleado para obtener una nota del médico, etc.
  • No puede exigir a un empleado que le informe de la naturaleza de su condición mental o física ni solicitar cualquier información relacionada con la salud.
    
    • Si un empleado divulga información médica confidencial, debe tratarla de manera confidencial de acuerdo con las leyes de privacidad locales, estatales y federales.
  • Si un empleado cree que sus requisitos de verificación le impiden ejercer sus derechos de permiso por enfermedad pagado, el empleado puede presentar una queja ante L&I.

Pagar permisos por enfermedad cuando un empleado se va

• La mayoria de empleadores pueden optar por pagar el saldo restante de los permisos por enfermedad pagados acumulados y no utilizados de un empleado cuando termine su empleo.
  
  • Por lo general, pagar el permiso por enfermedad restante de un empleado.
  • Las horas pagadas deben pagarse a la tarifa normal de compensación por hora de un empleado para que se considere que el reembolso es completo.
• Si paga cualquier parte del saldo restante de los permisos por enfermedad pagados, acumulados y no usados de un empleado cuando termine su empleo:
  
  • Tanto el empleador como el empleado deben acordar mutuamente, por escrito, los términos del reembolso, O
  • Los términos del reembolso deben estar prescritos en la legislación estatal o local o en un acuerdo de negociación colectiva.
• Si no proporciona el reembolso completo del saldo restante de los permisos por enfermedad pagados de un empleado, es posible que tenga que restablecer cualquier saldo no pagado si se le vuelve a contratar en un plazo de 12 meses.

Requisitos del permiso de enfermedad pagado para el sector de la construcción

Para algunos trabajadores de la contrucción, que se dejan su empleo antes de cumplir los 90 días para poder acceder el permiso de enfermedad pagado deben cobrar el saldo de su permiso por enfermedad. Este requisito no se aplica a los trabajadores empleados por empresas del sector de la construcción descritas en el NAICS 2361 (construcción de edificios residenciales). A los trabajadores de la construcción cubiertos se les aplica lo siguiente

• • Los requisitos se aplican tanto a las bajas voluntarias como a las involuntarias.
  • Cada hora de permiso por enfermedad pagada no utilizada debe abonarse según la retribución horaria normal del trabajador de la contrucción.
  • La totalidad del saldo del permiso por enfermedad pagado no utilizada debe ser pagado al final del período retributivo establecido, tras la separación del servicio.
  • Si anticipa el pago de permiso por enfermedad a los trabajadores de construcción, deberá abonar el saldo del permiso por enfermedad pagado anticipada tras la separación, a menos que pueda determinar una cantidad alternativa razonable que se ajuste a los requisitos de acumulación.
  • Si el trabajador de contrucción vuelve a ser contratado, no está obligado a reponerle el permiso por enfermedad pagado que se le abonó tras una separación anterior.

Para mas información, vea RCW 49.46.210(1)(l), RCW 49.46.180 y las normas aplicables (WAC 296-128-600 through 860).

Debe pagar la compensación por hora normal de sus empleados por cada hora de permiso por enfermedad pagado que utilicen. La compensación por hora normal no es necesariamente la misma que el salario por hora de un empleado.

Nota: El Capítulo 49.46.010(3) del RCW define quién califica para permisos por enfermedad pagados como "empleado".

Empleados por hora

Debe calcular la compensación por hora normal de su empleado en función de la tarifa por hora que habría ganado durante el tiempo que usó un permiso por enfermedad pagado. Pueden aplicarse tarifas de pago premium. (Consulte propinas, gratificaciones, diferenciales, horas extras y pagos premium a continuación).

• Debe pagar a un empleado las horas que debía trabajar cuando usaron el permiso por enfermedad pagado, o la parte de su turno que estuvieron ausentes.
• Para los empleados que están programados para un turno abierto en función de las necesidades del negocio, (por ejemplo, de 4 p.m. hasta el cierre) debe pagar la cantidad de horas que su reemplazo trabajó o lo que un trabajador similar trabajó.

Empleados asalariados

Los empleados asalariados no exentos y elegibles para horas extras que utilicen permisos de enfermedad pagados deben recibir el equivalente a su salario por hora.

• Para calcular el salario por hora de un empleado asalariado, divida su salario anual por 52 semanas y luego divida por número de horas normalmente trabajadas cada semana.
  
  • $52,000 salario ÷ 52 = $1,000 por semana. $1,000 ÷ 48 horas trabajadas por semana = $20.83 por hora.

Nota: Los empleados asalariados exentos de horas extras en un puesto ejecutivo, administrativo o profesional de buena fe, o que son vendedores externos de buena fe, están excluidos de la ley de permisos por enfermedad pagados. Véase el Capítulo 49.46.010(3)(c) del RCW y los Capítulos del WAC del 296-128-500 hasta el 296-128-540.

Empleados no por hora

Debe calcular el equivalente a un salario por hora para los empleados que no trabajan por horas en función de lo que habrían ganado durante el tiempo que usaron su permiso por enfermedad pagado.

• Debe calcular el equivalente a una tarifa por hora para los trabajadores a los que:
  
  • se les paga total o parcialmente en base a comisiones.
  • se les paga total o parcialmente en base a una tarifa por pieza.
  • tienen una tarifa de pago fluctuante.

Propinas, gratificaciones, diferenciales, horas extras y pagos premium

La compensación por hora normal no incluye:

• propinas,
• gratificaciones,
• cargos por servicio,
• pago de vacaciones, o
• otras tarifas premium, incluyendo horas extras,
• a menos que el empleador, un acuerdo de negociación colectiva o una ordenanza local lo permita o lo requiera.

Si la compensación por hora normal de un empleado incluye una tarifa diferencial (por ejemplo, un turno de noche o cambiante), no se considera una tarifa premium y debe incluirse.

Si un empleado utiliza un permiso por enfermedad pagado para horas extras programadas, se debe usar su salario por hora normal a menos que se requiera lo contrario. No es necesario incluir un pago premium por horas extras.

Empleados que no tienen un salario por hora

Los empleadores deben aplicar un cálculo razonable para determinar la compensación por hora normal para los empleados que no tienen un salario por hora. Debe aplicar estos cálculos a todos los empleados en una situación similar.

• En el caso de un empleado pagado parcial o totalmente en base a comisión, divida sus ganancias totales por el total de horas que trabajó en los períodos de pago completos en los 90 días anteriores de empleo.
• En el caso de un empleado pagado parcial o totalmente en base a una tarifa por pieza, divida sus ganancias totales por el total de horas que trabajó durante una semana laboral reciente. Debe seleccionar una semana de trabajo en la que el empleado realice un trabajo idéntico o sustancialmente similar al trabajo que estaba programado para realizar.
• Para un empleado no exento pagado por salario, divida el salario anual en 52 para determinar el salario semanal y luego divida el salario semanal por las horas normales programadas de trabajo del empleado.

Empleados con salario variable o turnos variables

• Para un empleado con una tarifa por hora cambiante:
  
  • Si puede identificar las tarifas de pago por hora para las que el empleado estaba obligado a trabajar, utilice las tarifas de pago por hora programadas que el empleado habría ganado durante el período en el que se utiliza el permiso por enfermedad pagado.
  • Si no puede identificar las tarifas de pago por hora que el empleado habría ganado si hubiera trabajado, utilice la tarifa media por hora del empleado en los 30 días actuales o anteriores, cualquiera que sea la tarifa por hora más alta.
• Para los empleados que están programados para trabajar un turno de duración incierta (por ejemplo, un cambio definido por las necesidades empresariales – como de 4 p.m. hasta cerrar – en lugar de un número específico de horas):
  
  • Calcular la tarifa de pago multiplicando la compensación por hora normal del empleado por el total de horas trabajadas por el empleado que le reemplazó en el mismo turno, o el de los empleados con un estatus similar que trabajaron ese mismo turno o similar.

Usted debe permitir que los empleados usen permisos por enfermedad pagados para ellos o para sus familiares por cualquiera de las siguientes razones:

• Una enfermedad mental o física, una lesión o una condición de salud.
• Diagnosticar, cuidar o tratar una enfermedad mental o física, una lesión o una condición de salud.
• Recibir atención médica preventiva.
• Para un permiso que califique bajo la Ley de Permisos por Violencia Doméstica del estado.
• Si el lugar de trabajo de un empleado, o la escuela o lugar de atención de su hijo, ha sido cerrado por orden de un funcionario público por una razón relacionada con la salud.

Nota: Los empleadores pueden permitir que los empleados usen tiempo de enfermedad pagada para otras situaciones.

¿Quién es un miembro de la familia?

• Hijos (biológicos, adoptados, de acogida, hijastros, etc.), independientemente de su edad o condición de dependencia.
  
• Padres (biológicos, adoptivos, de acogida, padrastros o madrastras, etc.), o el padre o la madre del cónyuge o pareja doméstica registrada del empleado.
  
• Un cónyuge o pareja doméstica registrada.
  
• Abuelos.
  
• Nietos.
  
• Hermanos.
  
• Véase RCW 49.46.210(2) para definiciones completas.

No se permiten acciones disciplinarias por el uso lícito de permisos por enfermedad pagados

El uso de permisos por enfermedad pagados no se puede contar como una ausencia que dé lugar a ningún tipo de acción disciplinaria. Usted no puede disciplinar a ningún empleado por usar su permiso por enfermedad pagado con fines autorizados, o por presentar una queja conforme a la ley. Esto incluye:

• Despedir, suspender, degradar denegar un ascenso,
• Reducir el salario o las horas programadas, o alterar el horario de trabajo preexistente de un empleado, o
• Amenazar con tomar o tomar medidas basadas en el estatus migratorio de un empleado o sus familiares. (Ver represalias para más información).

Uso indebido del permiso por enfermedad pagado por parte de los empleados

Si puede demostrar que el uso del permiso por enfermedad pagado no era para un propósito autorizado bajo la ley, puede negar el pago de las horas usadas. No se pueden deducir horas del permiso por enfermedad no pagado del saldo del permiso de enfermedad pagado acumulado de un empleado.

• Debe notificar a su empleado si está negando el pago por el uso ilegal de permiso por enfermedad.
• Los empleados que utilizan ilegalmente permiso por enfermedad pagado pueden estar sujetos a acciones disciplinarias.
• Si el empleado afirma que el uso de tiempo de enfermedad fue autorizado, puede presentar una queja ante L&I.

Tiempo de aviso razonable

Si desea que sus empleados avisen dentro de un tiempo razonable antes del uso de un permiso por enfermedad pagado, debe tener una política por escrito o un acuerdo de negociación colectiva que lo establezca. Requerir un tiempo de aviso razonable no puede interferir con el derecho de un empleado a usar su permiso por enfermedad pagado.

• Para eventos previsibles, como citas programadas con anticipación, puede requerir un aviso hasta 10 días antes, o tan pronto como sea práctico.
  
  • Ejemplo: Una cita de última hora programada con 3 días de anticipación requeriría sólo 3 días de anticipación, o tan pronto como sea práctico.
• Para usos imprevisibles de permisos por enfermedad pagados, puede requerir que los empleados le notifiquen lo antes posible antes del inicio de su turno, a menos que sea poco práctico hacerlo.
  
  • Si un empleado no puede proporcionar razonablemente el aviso, otra persona puede dar aviso por ellos.
• Los requisitos de tiempo de aviso razonable para usar un permiso por enfermedad pagado bajo la Ley de Permisos por Violencia Doméstica se rigen por el WAC 296-135-060.

Transferencia de permisos por enfermedad pagados

Como mínimo, los empleados deben transferir de un año de acumulación al siguiente, sus saldos acumulados y no usados de permisos por enfermedad pagados de 40 horas o menos. Usted puede ofrecer una política de transferencia más generosa.

• Cuando los permisos por enfermedad pagados no usados se transfieren al año siguiente, las horas de permisos por enfermedad pagados continúan acumulándose además de la cantidad transferida.
  
  • No hay límite en la cantidad de horas que un empleado puede acumular dentro de su año de acumulación.

Ejemplos de cómo transferir horas

Ejemplo 1:

Un empleado empieza a trabajar 40 horas por semana a principios de febrero. Su empleador usa el año de calendario para su año de acumulación. Si el empleado no usa ningún permiso por enfermedad pagado durante el año, al final del año tendrá aproximadamente 48 horas de permisos por enfermedad pagados acumuladas el 31 de diciembre. Sin embargo, su empleador solo permite que se transfiera un mínimo de 40 horas o menos. El 1 de enero, el saldo de permisos por enfermedad pagados del empleado se reduciría de 48 a 40 horas.

• Si el mismo empleado usara 16 de sus 48 horas de permisos por enfermedad pagados, le quedaría 32 horas de permisos por enfermedad pagados restantes el 31 de diciembre. Todas las 32 horas se transferirían al año siguiente.

Ejemplo 2:

Un empleado trabaja 40 horas por semana y ya tiene acumulado un saldo de 40 horas de permisos por enfermedad pagados el 1 de julio. Su empleador define el año fiscal (1 de julio a 30 de junio) como su año de acumulación en su política escrita de permisos por enfermedad pagados. Si el empleado no usa sus horas de permisos por enfermedad pagados, el 1 de enero el empleado habrá acumulado otras 26 horas de permisos por enfermedad pagados, un total de 66 horas. Su saldo de permisos por enfermedad pagados continúa acumulándose y no se restablece hasta el 30 de junio debido a que el empleador usa el año fiscal.

• Si el mismo empleado trabaja durante todo el año fiscal sin usar sus permisos por enfermedad pagados, tendría más de 90 horas acumuladas de permisos por enfermedad pagados el 30 de junio. El 1 de julio, su saldo de permisos por enfermedad pagados se reduciría de 90 a 40 horas si su empleador solamente permite que se transfiera lo mínimo.
• Si el empleador tiene una política que permite que se transfieran 60 horas, el saldo de permisos por enfermedad pagados del mismo empleado se reduciría de 90 a solamente 60 horas el 1 de julio, debido a que la política de transferencia es más generosa.

Restablecimiento de permisos por enfermedad pagados

Usted debe restablecer cualquier cantidad de permisos por enfermedad pagados previamente acumulados y no usados si vuelve a contratar a un empleado dentro de 12 meses de su separación. Esto incluye empleados contratados para trabajar en un local diferente para el mismo empleador.

• No se requiere restablecer las horas de permisos por enfermedad pagados si se liquidaron o se pagaron al empleado en su totalidad al finalizar su empleo.
  
  • Cada hora pagada debe pagarse a la tarifa de compensación normal por hora del empleado para que se considere que se ha pagado en su totalidad.
  • Las horas no pagadas en su totalidad deben restablecerse.
  • Si la separación de un empleado coincide con la fecha en que finaliza su año de acumulación, usted debe:
    • Calcular la cantidad de transferencia del empleado, y
    • Restablecer el saldo de permisos por enfermedad pagados no usados (hasta 40 horas), o el número de horas transferidas según se definen en su política por esceito, el que sea mayor. (Consulte la transferencia de permisos por enfermedad pagados acumulados y no utilizados).
• Si vuelve a contratar a un trabajador de la construcción cuyas horas de permiso por enfermedad pagadas se abonaron como consecuencia de la separación del empleo del trabajador antes de los 90 días naturales, no está obligado a reincorporar ninguna de las horas de permiso por enfermedad pagadas como consecuencia de la separación del empleo anterior.
• Los permisos por enfermedad pagados restablecidos deben estar disponibles para usarse inmediatamente en el momento de la recontratación, a menos que el empleado no haya alcanzado la fecha de elegibilidad de permisos por enfermedad pagados antes de su separación.
  
  • Si usted vuelve a contratar a un empleado que no había alcanzado la fecha de elegibilidad de permisos por enfermedad pagados (no más de 90 días de calendario en total desde que comenzó a trabajar):
    
    1. debe tomar en cuenta el número de días de calendario desde el comienzo del empleo hasta la fecha de la separación, y
    2. debe continuar contando desde la fecha de recontratación, y así sucesivamente, para determinar su nueva fecha de elegibilidad.
  • Al momento de la recontratación, usted debe proporcionarle al empleado una notificación que incluya la cantidad de horas acumuladas y no usadas de permisos por enfermedad pagados que se han restablecido.